Комплексный подход к оборудованию офиса. Полезные советы: как избежать возможных ошибок.
Приступая к поиску нового офиса, компании-заказчику приходится решать задачи расширения собственного штата, открытия новых направлений бизнеса и формирования более выгодного имиджа, связанного с определенными вехами в развитии компании.Так, например, компании, ранее арендовавшей помещение из нескольких комнат на разных этажах в здании бывшего советского НИИ на окраине, становится тесно и неуютно в этих стенах, и ее руководство приходит к мнению о необходимости более презентабельного офиса в современном бизнес-центре в престижном районе города. Сегодня офисные площади нового поколения, которые строятся и вводятся в эксплуатацию, в отличие от старых "общественных помещений" бывшего СССР и эпохи перестройки, обеспечивают арендаторам необходимый уровень комфорта, обслуживания, безопасности, телекоммуникаций, инженерных технологий и управления зданием. В результате арендующая такой офис компания полноценно функционирует, работает и развивается. Если размещение сотрудников компании в существующем офисе организовано по принципу "open space", переговорные и кабинеты выделены стационарными перегородками, а рабочие места разделены мобильными, то компании будет значительно легче проанализировать пространство нового офиса и сформулировать свои основные к нему требования. Прежде всего, эти требования будут касаться учета увеличения численности сотрудников определенных подразделений, возможно, размещения всего руководства либо на отдельном этаже, либо его отдельной части, создания новых функциональных зон (переговорных, зон отдыха, кафетерия), соответствующего оформления зоны Reception, под которую будет отводиться значительная площадь. Выбирая помещение, компания-заказчик обязательно должна учитывать возможности дальнейшего расширения своего штата в период работы в будущем офисе и рассчитывать офисное пространство таким образом, чтобы эти возможности были предусмотрены в пределах хотя бы 20-30%. Если же компания привыкла работать в кабинетно-коридорной системе, то организовывать пространство надо, что называется, "с нуля", и желательно это сделать еще до подписания договора аренды, чтобы руководство имело четкое представление о том, что данное помещение действительно подходит для работы его компании.  Большое внимание надо обратить на то, как размещаются подразделения внутри офиса и как лучше разместить сотрудников различных рангов и обязанностей внутри одного подразделения. В любой компании есть отделы, тесно взаимодействующие друг с другом, например, отделы маркетинга, рекламы и продаж, есть front- и back-офис, то есть зоны, предназначенные для приема гостей (клиентов) и для внутренней работы, а есть, например, дизайн-бюро, в котором каждому сотруднику нужны особые условия для уединенной сосредоточенной работы, специальное освещение и шумоизоляция. Линейным руководителям должно быть удобно общаться с командой подчиненных. Все эти вопросы обсуждаются с проектировщиком будущего офиса уже на этапе его выбора. Сложности при самостоятельной работе клиентов над оборудованием офиса возникают самые различные. Во-первых, они касаются так называемого "завышенного самомнения" клиента о его собственной компетентности в данном вопросе. Клиент может уделить значительное внимание одним деталям и при этом упустить другие, не менее важные. Например, потеряв ценное время на решение задачи с арендой и подписав договор, клиент неожиданно обнаруживает, что с такого-то дня ему придется платить большие деньги за пустой неработающий офис, потому что он вовремя не позаботился об интерьере и мебели. Такой клиент в ужасе и цейтноте начинает обзванивать мебельные компании и дизайн-бюро, требуя готовый интерьер, что называется, "буквально завтра". Многие крупные компании располагают обширной складской программой, только эта складская программа на этапе ее формирования преследует свои собственные маркетинговые цели, и одна из главных ее целей - развитие дилерской сети и повышение объемов продаж. Поэтому складские программы обязательно включают в себя самые распространенные, хорошо зарекомендовавшие себя на рынке стандартные модели и программы мебели, хорошо и активно продающиеся, но лишенные самого главного - индивидуальности и дизайнерской изюминки. Для таких целей существуют программы заказные, разрабатываемые производителями для индивидуальных клиентов, подходящих к оснащению офисов комплексно, творчески и заблаговременно.Заказные программы и серии предусматривают очень широкий ассортиментный ряд, адаптируемый практически для любого помещения и клиента с учетом всех его требований. Безусловно, крупные компании, предлагающие услугу оснащения офисов, проводят такую ассортиментную политику, при которой клиент сам может выбрать как продукцию с быстрой поставкой, так и любую понравившуюся модель из каталогов производителей-партнеров разных стран, однако клиент тем не менее совершает огромную политическую и стратегическую ошибку, доводя организацию офиса до той стадии, когда приходится "брать то, что есть". Другая ошибка клиента заключается в игнорировании работы дизайнера. Часто клиенты сами начинают делать ремонт и осуществлять внутреннюю отделку помещения по принципу "чтобы было красиво". Корпоративные цвета чаще всего учитываются, но делается это крайне непрофессионально, и в результате, если у фирмы, например, стиль яркий и вызывающий, то, покрасив в такие яркие и вызывающие цвета стены в офисе, эта фирма обрекает своих сотрудников на страдания, а иногда и провоцирует конфликты и увольнения, потому что не каждый цвет благоприятно влияет на рабочую обстановку в офисе и взаимоотношения сотрудников. Когда дизайнер из мебельной компании приходит в такой офис, и перед ним открывается картина интерьера с зеленым полом, розовыми стенами, классическими светильниками, и клиент заявляет, что здесь должна быть "современная модная мебель", многим дизайнерам в силу специфики их деятельности и принципа "клиент всегда прав" приходится подчиняться и ломать голову над поиском этой самой "модной" мебели, заканчивающимся опять же плачевным результатом выбора из того, что есть на складе. Клиент должен понимать, что интерьер - это единое пространство, объединенное общей идеей, концепцией, подчеркивающей корпоративный стиль, и в этом интерьере каждая деталь важна и существенна, все детали взаимосвязаны, продуманны и заранее распланированы. Нельзя выполнять отделку, не думая о мебели, нельзя покупать мебель только потому, что она просто понравилась своей формой и цветом и ее могут привезти и собрать уже завтра, это неграмотно и ведет к таким последствиям, которые уже никакой дизайнер не в состоянии будет исправить.  Третья ошибка самая распространенная. Есть такое понятие как оптимальное соотношение цены и качества, которое каждый клиент интерпретирует так, как ему в данный момент выгодно. К сожалению, большинство клиентов под этим понятием подразумевает выражение "как можно дешевле". Часто приходится сталкиваться с прямыми вопросами клиентов, убивающими наповал: за что столько платить? Как офисное кресло может стоить тысячу долларов? Оно что - из золота? Между прочим, если золото имеет свою цену, то здоровье людей и человеческая жизнь бесценны, и наша задача периодически напоминать об этом забывчивым и безответственным клиентам. Мы в своей работе сталкивались с такими клиентами, которые утверждают, что лучше каждый год выбрасывать старые кресла и покупать новые, чем "переплачивать" один раз и надолго. При этом те же клиенты не учитывают неизбежных расходов на сотрудников, которые будут тратить рабочее время, занимаясь бесконечным переоснащением офиса, больничных листов, медицинских страховок, простоев в работе, связанных с болезнями сотрудников и ремонтами офисной мебели. Очень характерный пример современного клиента, когда он в целях экономии покупает самые дешевые столы, собрать и разобрать которые можно максимум полтора раза, и хочет в своем офисе что-то поменять, добавить или переставить. В большинстве случаев мебель не выдерживает подобных "нагрузок" и ее приходится менять на новую. Все наиболее передовые производители Европы давно уже отошли от такой практики и разработали систему легких сборно-разборных каркасов, двусторонних столешниц, подкатных элементов, позволяющих клиенту даже собственными силами не только менять интерьер в офисе, но и осуществлять простейшие сборки и разборки. Безусловно, стоимость такой мебели выше, но она прослужит долго и сэкономит компании даже больше полезных средств, чем мебель старого образца. То есть с точки зрения профессионалов соотношение цены и качества мебели будет оптимальным только в том случае, если созданный с ее помощью офисный интерьер обеспечит еще более рациональное и эффективное функционирование всего офиса и плодотворную работу его сотрудников.Бюджет на оборудование офиса может складываться из нескольких составляющих: количественной, имиджевой, представительской, - и зависит от многих факторов, таких как местоположение, тип здания, площадь, профиль деятельности фирмы. Безусловно, создать соответствующий интерьер в VIP-подразделении банка, рекламном дизайн-бюро, адвокатской конторе или производственно-торговом холдинге - задачи разные и подход к ним очень сильно отличается. Важен также фактор "клиентоориентированности" компании, поскольку есть, например, агентства недвижимости вторичного рынка жилья и элитных коттеджных поселков. Учитывая все эти факторы, можно предложить несколько универсальных советов о том, чего не следует забывать при планировании бюджета.  Во-первых, если опустить вопросы уровня помещения и его местоположения, решение которых зависит главным образом от текущей финансовой ситуации в компании, то прежде всего нужно остановиться на тех минимальных площадях, которые будут отводиться на каждую функциональную зону и рабочее место. По европейским нормам, одно рабочее место должно располагаться на площади не менее 6-7 квадратных метров. Наши клиенты такую роскошь могут себе позволить в крайне редких случаях. Однако экономию площади нельзя доводить до абсурда, иначе люди начнут в таком офисе задыхаться и сходить с ума от тесноты и шума. Во-вторых, для тех зон, в которых происходит прием гостей и по которым гости и клиенты формируют свое мнение о компании, обязательно должен быть предусмотрен более высокий бюджет, нежели для внутренних подразделений офиса. Кабинет руководителя, переговорные, Reception, шоу-рум, рабочие места менеджеров по работе с клиентами должны быть представлены мебелью и предметами интерьера, элементами дизайна и декора гораздо более дорогого и даже эксклюзивного уровня. В-третьих, обязательно должна быть статья расходов на необходимое специальное оборудование и элементы мебели, обеспечивающие индивидуальные особенности полноценного функционирования конкретного офиса. К таким элементам относятся специальные перегородки, рабочие места с кабель-каналами, шумоизоляционные экраны, переговорные с набором аудио- и видеооборудования, встроенного в мебель, конференц-залы со специализированными креслами. Ведь если в одной компании в соответствии со спецификой ее деятельности можно обойтись одними столами, тумбами, шкафами и креслами, то другой будет необходима принципиально другая технологическая организация, что само по себе уже гораздо более затратно. Некоторые клиенты могут ради экономии отказаться, например, от дополнительных перегородок и заменить их экранами или вовсе обойтись без них, поставив в ряд столы большего размера, а для других клиентов перегородки, причем довольно высокие, и для каждого рабочего места, первостепенно необходимы. У одних клиентов системы хранения информации представляют собой электронные носители, а у других бумажные архивы хранятся в шкафах, занимающих существенную площадь. Получается, что первые могут разместить гораздо больше рабочих мест или организовать более дорогие и современные рабочие места, или же вторым придется изыскивать на это дополнительные средства.Проще всего работать с неотделанными просторными помещениями в состоянии shell&core, подразумевающими полную свободу для дизайнерской фантазии и из которых получаются наиболее красивые, удобные и функциональные офисы. Проще работать с правильными прямоугольными помещениями с гладкими стенами, чем с помещениями, в которых стены "ломаются" под произвольными острыми и тупыми углами, имеют выступы и ниши. В таких сложных помещениях приходится прибегать к нетрадиционным дизайнерским приемам - использованию диагоналей, заказу нестандартной мебели (что опять же увеличивает ее стоимость и срок производства). С помещениями, в которых уже сделан ремонт, работать сложнее, потому что "подстроить" мебель под готовую отделку, которая не была согласована с дизайнером мебельной компании, а просто предъявлена ему как факт, может обозначать "найти неизвестно что". И если клиенты-арендаторы и владельцы офисов без отделки понимают важность комплексного подхода к интерьеру, то клиенты, меняющие мебель в уже отделанных или переезжающие в такие помещения, чаще всего считают, что отделка и закупка мебели - действия друг от друга не зависимые, поэтому результат такой работы, несмотря на все старания дизайнеров-мебельщиков, чаще всего их сильно разочаровывает. Приходится также сталкиваться с проблемами "уплотнения" офисов, в которых и так сотрудники сидят практически друг у друга на головах, и такие офисы ко всему прочему имеют те же выступы, ниши и кривые стены. Автор: Елена Красильникова |
|
Статьи по дизайну интерьера, разработке дизайн-проектов - Комплексный подход к оборудованию офиса - Параллельное будущее: какими видят эти города будущего современные архитекторы - Квадратные метры решают все - Эргономика рабочего места - Офисное пространство и его оптимизация - Планирование офисного пространства с помощью офисных перегородок |